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Un*e Agent administratif H/F
Saint-Girons / Ariège
CDI
COOPEMPLOI
Date de publication : 02/06/2021
Expérience : Diplôme d’Etat spécifique
Référence de l’annonce : Agent administratif / APAJH 09 - FAM - Saint-Girons / CDI / 02-06-2021
Rémunération : Selon ancienneté et convention
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A propos

Coopemploi est une coopérative de travail temporaire spécialisée dans le secteur médico-social.

La solidarité, le respect des engagements, la tolérance ainsi que la bienveillance sont les piliers de notre équipe et de nos métiers.

Afin d’assurer la prise en charge et le bien être des publics que nous accompagnons au quotidien, nos adhérents et notre équipe avons besoin de vous !

Mission

 

Notre coopérateur l’association APAJH 09 recherche actuellement un*e Agent administratif H/F afin d’intervenir au FAM de Saint-Girons en Ariège.

Il s’agit d’un poste en CDI à temps à pourvoir immédiatement.

Vos missions :

  • Assister administrativement la direction du FAM, les responsables de service et le Médecin.
  • Se charger des tâches de secrétariat courantes.
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique.
  • Assurer l’enregistrement, le tri et la répartition du courrier à l’arrivée.
  • Assurer l’affranchissement du courrier au départ, l’enregistrement en conformité avec la procédure.
  • Poster le courrier et envoyer les recommandés (à l’extérieur du FAM).
  • Assurer la saisie et la mise en forme de documents (notes, livrets, tableaux, graphiques.
  • Saisir des courriers sur demande du Directeur Adjoint, du Médecin du FAM, des Responsables de service si besoin.
  • Prises de notes et compte-rendu lors de réunions.
  • Classer et archiver les divers documents.
  • Tenir à jour les différents registres de l’établissement.
  • Gérer la messagerie du FAM /recevoir/vérifier/diffuser.

 

Gestion comptable et économat :

  • Assurer la gestion des stocks des fournitures de bureau.
  • Gestion du personnel.
  • Formalités liées à l’embauche et aux départs des personnels en collaboration avec les services du Siege, DUE, contrats de travail, suivi des protocoles d’accueil nouveaux salariés et documents de fin de contrat.
  • Mettre en forme les Tableaux de Services en coopération avec les Responsables de service (IDEC et Responsable d’hébergement).
  • Participer a la préparation des payes en collaboration avec le service comptabilité du Siège.
  • Editer les contrats de travail, déclarations Urssaf, états lies aux payes
  • Saisir et transmettre des informations internes, notes de service,
  • Etablir les déclarations des Accidents du travail et de maladie et en assurer le suivi.
  • S’assurer des réservations liées aux déplacements des personnels du FAM (moyens de transport, hôtel, etc).
  • Assister si besoins les responsables de service dans l’utilisation des logiciels Octime et Mediateam.

 

Gestion administrative du dossier social du résident en collaboration étroite avec le Responsable d’Hébergement :

  • Suivi des renouvellements et constitution des divers dossiers d’aide sociale.

 

Plan de formation – missions colloques :

  • Gestion administratives des formalités inhérentes au plan de formation : enregistrement des demandes, constitution des dossiers, suivi des remboursements en liaison avec la comptabilité du
  • Assister les stagiaires pour la phase préparatoire (réservation, hébergement, transport).

 

Démarche qualité :

  • Assure le suivi et la mise en place du guide de prévention de la maltraitance et des formulaires associés.
  • À la possibilité de proposer toute évolution permettant d’améliorer le service assure par son activité, des outils de contrôle et de suivi et des méthodes de travail.

 

Profil recherché

 

  • Diplôme de niveau Ill secrétariat bureautique.
  • Connaissance de l’outil informatique et des logiciels bureautique indispensable.
  • Permis de conduire B.
  • Bonnes connaissances bureautiques et des logiciels de l’association OCTIME, MEDIATEAM et ALPHA GRH.
  • Application des règles de la DRH et des protocoles mis en place (protocole de contrôle des visites, etc.).
  • Connaissance du fonctionnement de l’établissement.
  • Savoir prendre des initiatives.
  • Capacité d’autonomie.
  • Capacité à prendre des notes et aptitude rédactionnelle.

 

Toutes nos qualifications se déclinent au féminin et au masculin.

Vous vous reconnaissez dans notre état d’esprit tourné vers l’humain et souhaitez vous investir à nos côtés ?

Nous avons les opportunités…

Vous avez les compétences…

N’hésitez plus, contactez-nous ! Tous les chemins mènent à COOPEMPLOI !

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