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Un*e Gestionnaire administratif H/F
Lannemezan / Hautes-Pyrénées
CDD
COOPEMPLOI
Date de publication : 07/06/2021
Expérience : BTS secrétariat, gestion, logistique
Référence de l’annonce : Gestionnaire administratif / Adapei65 – Plateau de Lannemezan – Bonnefont et Montastruc – 65 / CDD long / 07-06-2021
Rémunération : Selon ancienneté et convention
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A propos

Coopemploi est une coopérative de travail temporaire spécialisée dans le secteur médico-social.

La solidarité, le respect des engagements, la tolérance ainsi que la bienveillance sont les piliers de notre équipe et de nos métiers.

Afin d’assurer la prise en charge et le bien être des publics que nous accompagnons au quotidien, nos adhérents et notre équipe avons besoin de vous !

Mission

Notre coopérateur l’ADAPEI65 recherche actuellement un*e Gestionnaire administratif H/F afin d’intervenir au Territoire des coteaux et du plateau de Lannemezan, et plus précisément au FAM «L’ESPOIR» à Bonnefont et à la MAS « Le BOSQUET » à Montastruc, dans les Hautes-Pyrénées, 65.

Il s’agit d’un contrat CDD de 2 ans, dont la prise de poste est prévue dès que possible.

Rémunération : le taux horaire est fixé selon la convention applicable au sein de la structure.

Vos missions :

Sous l’autorité du chef de service unité de gestion – prestations indirectes vous assurez pour les deux établissements du territoire :

  • L’accueil téléphonique et physique des établissements
  • La gestion administrative
  • La gestion des prestations logistiques
  • La continuité des prestations comptables et RH assurées par les autres gestionnaires administratives en leur absence.

 

Principales missions :

L’accueil téléphonique et physique des établissements,

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique et transmettre les messages reçus
  • La gestion administrative (courrier, documents divers)
  • Gérer le courrier arrivé (ouverture, enregistrement, tri) et départ (enregistrement)
  • Gérer, trier et ventiler le courrier électronique.
  • Saisir les données, les courriers divers, les notes et procédures, les comptes rendu divers.
  • Assurer la mise à jour des dossiers institutionnels
  • Assurer le classement et l’archivage.
  • Participer à l’organisation d’évènements divers.
  • Gérer les commandes de fournitures administratives et affranchissements.
  • Veiller à la diffusion des notes de services, à la mise à jour des panneaux d’affichage.
  • Participer à la démarche d’amélioration continue de la qualité.

La gestion des prestations logistiques du territoire : maintenance – hygiène – linge – restauration :

  • Suivre et relancer les prestataires externes et contrôle de la bonne exécution de leurs interventions.
  • Suivre le respect des règles d’hygiène et de sécurité (HACCP, ERP, HSCT, RABC, contrôles véhicule) et de la continuité de l’activité.
  • Suivre les maintenances obligatoires et assurer la mise à jour du logiciel dédié.
  • Suivre les achats et les stocks (EPI, droguerie, matériel…).
  • Suivre les sinistres.
  • Commander les repas sur le logiciel dédié.

La continuité des prestations comptables et RH assurées par les autres gestionnaires administratives en leur absence.

 

La contribution à la démarche d’amélioration qualité

  • Suivre le plan d’amélioration qualité, la prévention de la maltraitance, la promotion de la bientraitance.
  • Mener les actions de sécurité préventives et correctives issues des évènements indésirables (maintenance, hygiène, linge, restauration, transports, etc.).

Gestion comptable :

  • Assurer la gestion des stocks des fournitures de bureau.
  • Gestion du personnel.
  • Formalités liées à l’embauche et aux départs des personnels en collaboration avec les services du Siege, DUE, contrats de travail, suivi des protocoles d’accueil nouveaux salariés et documents de fin de contrat.
  • Mettre en forme les Tableaux de Services en coopération avec les Responsables de service (IDEC et Responsable d’hébergement).
  • Participer à la préparation des payes en collaboration avec le service comptabilité du Siège.
  • Éditer les contrats de travail, déclarations Urssaf, états liés aux payes
  • Saisir et transmettre des informations internes, notes de service, etc.
  • Etablir les déclarations des Accidents du travail et de maladie et en assurer le suivi.
  • S’assurer des réservations liées aux déplacements des personnels du FAM (moyens de transport, hôtel,…).
  • Assister si besoins les responsables de service dans l’utilisation des logiciels Octime et Mediateam.

Gestion administrative du dossier social du résident en collaboration étroite avec le Responsable d’Hébergement :

  • Suivi des renouvellements et constitution des divers dossiers d’aide sociale.

Plan de formation – missions colloques :

  • Gestion administratives des formalités inhérentes au plan de formation : enregistrement des demandes, constitution des dossiers, suivi des remboursements en liaison avec la comptabilité du Siège
  • Assister les stagiaires pour la phase préparatoire (réservation, hébergement, transport).

Démarche qualité :

  • Assure le suivi et la mise en place du guide de prévention de la maltraitance et des formulaires associés.
  • A la possibilité de proposer toute évolution permettant d’améliorer le service assure par son activité, des outils de contrôle et de suivi et des méthodes de travail.

Profil recherché

  • Expérience : BTS secrétariat, gestion, logistique.
  • Expérience dans un poste similaire significatif.
  • Diplôme : BTS secrétariat, gestion, logistique, etc.
  • Rigueur méthodologique et organisationnelle.
  • Travail en équipe.
  • Autonomie et initiative.
  • Intérêt aux relations humaines.
  • Discrétion.
  • Esprit d’analyse et de synthèse.
  • Faculté d’adaptation.
  • Polyvalence.
  • Maîtrise de l’informatique indispensable.

 

Toutes nos qualifications se déclinent au féminin et au masculin.

Vous vous reconnaissez dans notre état d’esprit tourné vers l’humain et souhaitez vous investir à nos côtés ?

Nous avons les opportunités…

Vous avez les compétences…

N’hésitez plus, contactez-nous ! Tous les chemins mènent à COOPEMPLOI !

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